Vas je že zajela praznična mrzlica in nestrpno čakate dela proste dni? Preden se odpravite na težko pričakovan odklop, je zelo pomembno, da uredite še zadnje podrobnosti, ki bodo zagotovile, da vaše delovne obveznosti med vašo odsotnostjo ne bodo zastale. Če je vaše delovno mesto vezano na elektronska sporočila, med pomembnejše opravke zagotovo spada tudi personalizirano obvestilo o odsotnosti (out-of-office reply). To sporočilo bo vašim sodelavcem in poslovnim partnerjem jasno sporočilo, kdaj ste nedosegljivi in na koga se lahko obrnejo v nujnih primerih.

Da bo vaše sporočilo kratko, jasno in učinkovito, smo pripravili nekaj koristnih nasvetov.

1. Kratko in jedrnato 

Ste že slišali za pravilo KISS – Keep It Short and Simple? Prvo pravilo, ki se ga je dobro držati, je preprosto: sporočilo o odsotnosti naj bo kratko in jedrnato. Vključuje naj le najpomembnejše informacije: od kdaj do kdaj boste odsotni in na koga se med vašo odsotnostjo lahko obrnejo. Kontakt enega sodelavca je seveda več kot dovolj.

2. Kdaj in na kakšen način ste dosegljivi

Če boste v času odsotnosti dosegljivi, napišite: V nujnih primerih me lahko pokličete na +386 40 123 456.

Če pa boste nedosegljivi, dodajte kontakt tistega, ki vas v času odsotnosti nadomešča: V nujnih primerih se obrnite na sodelavko Meto Novak (me********@la************.si).

3. Pazite na napake

Če boste napisali obvestilo o odsotnosti, je pomembno, da je slovnično in slogovno pravilno. Zagotovo se strinjate, da sporočilo, ki je polno napak, naredi več škode kot koristi, zato bodite previdni in dosledni pri tem, kaj zapišete. Da si v tem prazničnem času ne boste preveč razbijali glave in da ne boste predolgo tuhtali, kako sestaviti slovnično in slogovno pravilno sporočilo, smo za vas pripravilo predlogo. Vse, kar morate narediti, je, da prilagodite datume in vnesete svoje podatke.

Pozdravljeni, 

zahvaljujem se vam za sporočilo. Od 20. 12. 2024 do vključno 6. 1. 2025 sem odsotna. V nujnih primerih se obrnite na sodelavko Meto Novak (me********@la************.si).

Hvala za razumevanje in lep pozdrav,

Maja Kovač
LanguageSitter

Če sodelujete s tujino, morate pomisliti tudi na tiste, ki slovensko ne razumejo. V sporočilo dodajte obvestilo o odsotnosti v tujem jeziku. Za vas smo pripravili predlogi v nemškem in angleškem jeziku.

NEMŠKO: 

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre E-Mail. Ich bin vom 20. 12. 2024 bis zum 6. 1. 2025 nicht erreichbar. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte direkt an meine Mitarbeiterin Meta Novak (me********@la************.si).

Mit freundlichen Grüßen,

Maja Kovač

ANGLEŠKO:

Dear Sir or Madam,

Thank you for your e-mail. I will be out of the office from 20 December 2024 to 6 January 2025. If you need immediate assistance during my absence, please contact my colleague Meta Novak (me********@la************.si).

Best Regards,

Maja Kovač


Če boste v času odsotnosti dosegljivi po telefonu, lahko sporočilu dodate naslednje:

Nemško: In Notfällen können sie mich telefonisch unter +386 40 123 456 erreichen.

Angleško: In case of an emergency, you can reach me at +386 40 123 456.

Tehnični namig!

Če ne veste, kako bi v svojem poštnem predalu nastavili obvestilo o odsotnosti, vam bo zagotovo prišel prav še ta tehnični namig. Uporabniki Gmaila lahko obvestilo o odsotnosti nastavite v nastavitvah pod zavihkom »Splošno«. Podobno velja za uporabnike Outlooka, kjer funkcijo najdete pod zavihkom »Samodejni odgovori«.

In ne pozabite, z dobro pripravljenim obvestilom o odsotnosti boste svojim poslovnim partnerjem in sodelavcem sporočili vse potrebno ter si hkrati zagotovili brezskrben dopust.